KOIVISTON KAUKIAISTEN SUKUSEURAN SÄÄNNÖT             Tark. 23.4.2016

I Sukuseuran nimi, kotipaikka ja tarkoitus

1 § Yhdistyksen nimi on Koiviston Kaukiaisten Sukuseura, kotipaikka Helsinki ja toimialueena koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.

2 § Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.

3 § Sukuseura toteuttaa tarkoitustaan

¤ järjestämällä yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä sekä muita tilaisuuksia;

¤ keräämällä ja arkistoimalla sukua koskevaa tietoutta;

¤ selvittämällä ja auttamalla suvun jäseniä selvittämään suvun vaiheita sekä saattamalla tutkimustyön          tulokset jäsenten tietoon;

¤ harjoittamalla sukuseuran tarkoitusta edistävää julkaisutoimintaa sekä

¤ pitämällä jatkuvasti luetteloa suvun jäsenistä.

4 § Sukuseura voi toimintansa tukemista varten ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.

II Seuran jäsenet

5 § Sukuseuran jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt.

6 § Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea seuran tarkoitusta ja toimintaa.

7 § Sukuseuraan pyrkivän on ilmoittauduttava seuran hallitukselle, joka päättää jäseneksi ottamisesta.

Jäsenen, joka haluaa erota sukuseurasta, on ilmoitettava siitä kirjallisesti seuran hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka suullisesti seuran kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.

8 § Sukuseuran jäsenen tulee suorittaa varsinaisen sukukokouksen vuosittain vahvistama jäsenmaksu. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta jäsenen korkean iän, sairauden tai muun syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella.

9 § Seuran jäsenen alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa.

10 § Sukukokous voi hallituksen esityksestä kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.

11 § Hallituksen tulee pitää sukuseuran jäsenistä jäsenluetteloa.

III Seuran hallitus

12 § Sukuseuran puheenjohtaja valitaan vuosittain varsinaisessa sukukokouksessa. Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan myös varsinaisessa sukukokouksessa. Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja ja vähintään kuusi ja enintään yhdeksän jäsentä. Hallituksessa jäsenen toimikausi on kolme vuotta. Jos jäseniä on kuusi, heistä on vuosittain erovuorossa kaksi. Jos jäseniä on enemmän, erovuorossa on kahtena ensimmäisenä vuotena kolme ja kolmantena loput. Kahden ensimmäisen vuoden aikana erovuoroiset määrätään arvalla. Erovuorossa oleva jäsen voidaan valita uudelleen.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta sukuseuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut mahdolliset toimihenkilöt. Hallituksen puheenjohtajaa kutsutaan myös sukuseuran esimieheksi ja varapuheenjohtajaa myös seuran varaesimieheksi.

Hallitus on päätösvaltainen, kun sukuseuran esimies tai varaesimies sekä vähintään kaksi muuta jäsentä, jos hallituksen jäsenmäärä on kuusi, tai vähintään neljä muuta jäsentä, jos jäsenmäärä on kuutta suurempi, on saapuvilla. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.

Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.

13 § Hallitus voi asettaa keskuudestaan tai muista sukuseuran jäsenistä avukseen erityisten tehtävien hoitamista varten valiokuntia.

IV Seuran nimenkirjoittajat

14 § Sukuseuran nimen kirjoittavat sukuseuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tahi jompikumpi heistä yhdessä seuran sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa taikka sihteeri ja rahastonhoitaja yhdessä.

V Seuran tilit

15 § Sukuseuran tilit päätetään kalenterivuosittain. Ne on annettava toiminnantarkastajalle tarkastettaviksi viimeistään seuraavan helmikuun kuluessa.

Toiminnantarkastajan lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään seuraavan maaliskuun aikana.

VI Seuran kokoukset

16 § Sukuseuran varsinainen sukukokous pidetään hallituksen kutsusta sen määräämässä paikassa ja määräämänä aikana vuosittain huhti-syyskuun kuluessa. Kokouksesta on ilmoitettava seuran jäsenille vähintään neljä viikkoa aikaisemmin kutsulla, joka on julkaistu valitussa tiedotuslehdessä tai annettu tiedoksi kirjeellä.

Mikäli sukuseuran jäsen haluaa saada jonkin asian sukukokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Ylimääräiseen sukukokoukseen kutsutaan seuran jäsenet hallituksen toimesta lehti-ilmoituksella tai kirjeellä vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta.

Sukuseuran kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai sukukokouksen niin päättäessä myös postitse tai tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.

17 § Sukukokoukselle valitaan puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Kokouksessa todetaan sen laillisuus.

Varsinaisessa sukukokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. 1. 1. 1. Esitetään hallituksen toiminta- ja tilikertomus edelliseltä tilikaudelta sekä toiminnantarkastajan antama lausunto.

         2. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille.

         3. Päätetään kuluvan vuoden jäsenmaksuista.

         4. Hyväksytään alkaneen vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio.
         5. Valitaan sukuseuran puheenjohtaja.

         6. Päätetään hallituksen jäsenten lukumäärästä.

         7. Valitaan hallituksen jäsenet.

         8. Valitaan toiminnantarkastaja ja hänelle varahenkilö kuluvalle vuodelle.

         9. Päätetään muista kokouskutsussa mainituista asioista.

18 § Sukukokouksessa on jokaisella sukuseuran läsnä olevalla jäsenellä, joka on suorittanut edellisen vuoden jäsenmaksunsa, yhtäläinen äänioikeus. Kannatusjäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus.

Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jonka hyväksi useimmat äänet on annettu. Jos äänet menevät tasan, voittaa se mielipide, jonka puolesta kokouksen puheenjohtaja on äänestänyt. Äänten ollessa vaaleissa tasan määrätään tulos arvalla.

VII Sääntöjen muuttaminen ja seuran purkaminen

19 § Päätös sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta voidaan tehdä vain, jos siitä on kokouskutsussa nimenomaan ilmoitettu.

Päätös sääntöjen muuttamisesta edellyttää, että sitä on kannattanut vähintään kaksi kolmannesta äänestyksessä annetuista äänistä. Sukuseuran purkamista koskevan päätöksen tekemiseen vaaditaan sama äänten enemmistö kahdessa peräkkäisessä suvun kokouksessa, jotka pidetään vähintään kahden kuukauden väliajoin.

20 § Jos sukuseura purkautuu, on viimeisessä sukuseuran kokouksessa päätettävä seuran omaisuuden käyttämisestä seuran tarkoitusperiä edistävällä tavalla. Sukuseuran arkisto on luovutettava Kansallisarkistolle.

Sukuseuran säännöt on hyväksytty varsinaisessa sukukokouksessa Karhulassa 22.7.2006. Seura on rekisteröimätön yhdistys.

Sukuseuran säännöt on tarkennettu ja hyväksytty varsinaisessa sukukokouksessa Lohjalla 23.4.2016.